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Toutes ces tâches chronophages sont-elles compressibles ?

Lorsque nous débutons une activité en tant que créateur d’entreprise, nous sommes souvent confronté à la dure réalité : faire entrer de l’argent pour vivre.

Ce schéma est logique, on débute, on veut aller vite, se faire connaître, produire et avoir du client de qualité. On oublie les fondamentaux pour réussir, on oublie qu’il faut passer du temps sur les tâches administratives, sur la rédaction de devis, sur la communication, etc.

De ce constat,

  • soit nous prenons conscience très tôt qu’il faut s’organiser, donc prendre du temps de « non production » et nous pouvons vite nous mettre la tête sous l’eau noyés dans ces tâches qui peuvent prendre énormément de temps,

  • soit en prendre conscience tardivement et se démotiver face à cette montagne de travail à accomplir, qui ne paie pas. Enfin, que l’on croit qu’il ne paie pas !

Il est important de s’organiser, de bien réfléchir au temps que chaque tâche peut prendre dans une semaine de travail, sans occulter la production et le temps que nous avons tous besoin pour s’aérer l’esprit (les soirées, les week-ends et les vacances). En effet, seul ou dans notre petite entreprise, parce qu’on a cette furieuse envie de réussir, le temps ne compte plus, l’entourage peut également en pâtir ou notre vie sociale peut se dégrader. Et si notre lieu de travail se situe dans notre lieu de vie, la frontière entre vie professionnelle et vie privée s’efface petit à petit. L’exemple de l’ordinateur que l’on éteint jamais la nuit parce que l’on arrête de travailler à 23h30 pour reprendre le lendemain matin tôt à peine levé, est un signal d’alerte que nous devons prendre en compte.

Une des premières choses à mettre en place lorsque l’on débute une activité est, à mon sens, l’organisation du temps de travail : c’est à dire planifier ses tâches au jour le jour, pour la semaine ou le mois qui arrive. Pour cela, plusieurs solutions : du simple agenda papier que l’on transporte partout à l’agenda électronique individuel ou partagé. Vous devez y retrouver toute votre activité, du RDV à l’appel téléphonique en passant par la rédaction d’un article sur le blog. Tout doit apparaître dans cet agenda.
La solution choisie doit correspondre à votre rythme, elle doit être un complément à votre production sans en devenir un poids ou un fardeau. Cette solution d’organisation doit être efficiente dans son utilisation.

La liste de tâches chronophages peut vite devenir si grande que la vision d’ensemble de notre activité s’efface et nous noie entre : 

  • les dead lines des productions,

  • les déclarations de TVA,

  • l’URSSAF ou le RSI,

  • les prises de RDV qui se télescopent,

  • les enfants,

  • les machines,

  • les courses,

  • les comptes rendus,

  • les bilans,

Vous garantir une meilleure organisation en rendant ces tâches moins lourdes est mon objectif.

Cette liste de tâche doit s’organiser, se hiérarchiser, se prioriser. En lien avec l’agenda (papier ou numérique), il me semble important de les écrire sur un support que nous pouvons sortir à tout moment. Hiérarchiser les tâches, les poser et en avoir une vision globale nous permet de ne pas passer d’une à l’autre de manière aléatoire, parce que l’on pense à un moment donné au devis à envoyer dans une semaine, que l’on est motivé à ce moment là et on ne pense pas forcément à la facture de notre dernière prestation. Vous me direz qu’il est assez rare d’oublier de facturer, je vous l’accorde. Malheureusement, j’ai déjà croisé des entrepreneurs le faire, parce que la course aux clients est importante, que les RDV s’accumulent… Disposer d’un outil quel qu’il soit, nous remettant dans le droit chemin des priorités, nous rend plus productif.

Si votre activité est collaborative, que vous travaillez avec d’autres prestataires, vous aurez besoin de vous organiser. Il est souvent fait état lors de mes rencontres, que les échanges de mails entre les différents collaborateurs sont lourds et peuvent parfois provoquer des ralentissement de production. En effet, le mail reste informel, les explications, les arguments écrits sont interprétables de différentes manières suivant l’heure de la journée, notre état psychologique ou tout simplement notre environnement. Les mails s’accumulent, sont difficiles à retrouver, reprendre la chronologie des écrits d’un projet nous fait perdre du temps, du temps précieux. Un simple RDV téléphonique ou physique permet de remettre à plat la situation. Oui mais comment faire lorsque l’on travaille avec des entreprises à des centaines ou des milliers de kilomètres ? Aujourd’hui, internet rapproche les gens, rapproche les entreprises, le business est plus large mais nous impose de revoir nos moyens d’organisations et de productions.

La comptabilité, le suivi de trésorerie, l’anticipation des appels à cotisation peuvent être remis à plus tard, la fin du mois est loin… En plus c’est pénible, inintéressant et ça nous prend du temps.
Ce fameux temps que l’on pense élastique, qui s’adapte à notre activité, ce temps si précieux pour vivre, que l’on pense contrôler. Je vais vous décevoir, le contrôle n’est qu’illusion, une journée ne fait et ne fera demain que 24h. Il est indispensable, toujours en lien avec l’agenda et la liste de tâches, de s’imposer du temps pour la gestion de votre entreprise. Combien de temps mettez-vous à remplir votre déclaration de TVA ? Combien de temps mettez-vous à réaliser un devis ? Suivez-vous votre trésorerie à la semaine ? Toutes ces questions et bien d’autres sont les bases d’une forte réduction de ce temps dédié à ce travail indispensable. Et qui sait, peut-être un jour, vous y trouverez une passion 🙂

Ces quelques exemples sont des sujets que je vous propose de traiter lors de nos premières rencontres. Mon objectif : vous aider à devenir plus efficient, plus productif et trouver un équilibre de vie qui vous convient.

La transition numérique ne passe pas nécessairement par l’utilisation d’outils informatiques ou de services web. La transition numérique n’est pas une excuse pour vendre des solutions au prix fort. La transition numérique n’est pas une fatalité, c’est une force. La transition numérique doit être un atout et pas une faiblesse, elle ne doit pas vous faire peur. La transition numérique doit vous accélérer, elle doit rendre votre activité plus efficace, vous donner plus de temps à votre cœur de métier. La transition numérique implique une remise en question de ses process, elle vous questionne afin de répondre au mieux à vos attentes, sans vous imposer de charges supplémentaires.

L’accompagnement que je propose n’est pas une révolution mais une évolution.

Dans un prochain billet, je vous proposerai ma vision du lieu de travail qui lui aussi, doit s’adapter à votre activité et non pas l’inverse.

 

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